De vraag
HR - Hoe verloopt een aanwerving?
Nog een nieuwkomer in Op Weg magazine. Met onze FAQ willen we inzicht geven in procedures en het verloop van processen. Het is als het ware een interne klantendienst. Door een proces concreet uit te schrijven, heb je ook meer inzicht in wat er allemaal bij komt kijken. Starten doen we bij de collega’s van HR. Die krijgen wel eens de vraag ‘hoe komt het dat het zo lang duurt vooraleer die nieuwe collega wordt aangeworven’? Wij zetten alle stappen van het proces eens op een rijtje.
We zoeken een nieuwe collega!
Er zijn twee mogelijkheden waardoor je op zoek gaat naar een nieuwe collega. Enerzijds kan het zijn dat een collega vertrekt en dat er daardoor een plaats vrijkomt. Anderzijds kan het ook zijn dat door veranderingen in structuur, focus, middelen … er een extra collega bij mag komen.
Afstemmen met onze AG
We bekijken wervingsvragen met onze administrateur-generaal. Behalve naar de noodzaak, kijken we ook naar de ruimte op de personeelsplannen en de impact op het budget. We hakken de knoop door of we de vacature verder kunnen zetten.
Opstellen vacaturetekst
De leidinggevende stelt samen met de HR-partner een vacaturetekst op. De markt is wel wat veranderd. Tegenwoordig solliciteren mensen niet meer bij een organisatie, maar solliciteer je als organisatie veel meer bij de mensen. Een goeie wervende tekst die kijkt naar het doelpubliek is dus belangrijk. Wat zoeken mensen in een job? Wat is de meerwaarde van de job? Veel meer dan wie zoeken wij, gaat het tegenwoordig over wat kunnen wij hen bieden.
Advies door de vakbonden
We zijn bijna klaar om de vacature online te zetten, maar leggen ze eerst nog voor aan de vakorganisaties die advies kunnen geven.
Stap 5: Interne publicatie
Als de tekst voor de vacature op punt staat en we een positief advies hebben van de vakorganisaties, publiceren we de vacature eerst intern. Zo geven we AWV-collega’s de kans om zich als eerste kandidaat te stellen en een nieuwe uitdaging op te nemen. Een interne vacature blijft 2 weken openstaan. Zijn er collega’s die zich kandidaat stellen, dan gaan we binnen AWV de kandidaten uitnodigen en zoeken we naar een match met de openstaande functie. Zijn er geen collega’s kandidaat of werd beslist dat ze niet matchen met de noden, dan gaan we verder in het traject. Stellen we een vacature voor de tweede of derde keer op korte tijd open, dan slaan we deze stap meestal over om tijd te winnen. Dan kan je als interne collega natuurlijk altijd ook intekenen op de externe vacature.
Externe publicatie
Als er geen interne kandidaten zijn, komt Agentschap Overheidspersoneel (AgO) op de radar. Zij zorgen voor de externe publicatie van de vacature op de website werkenvoorvlaanderen.be en staan mee in voor de aanwerving. Een selectieverantwoordelijke van AgO zetelt mee in jury en adviseert. Een externe vacature blijft 3 weken op de website van werkenvoorvlaanderen.be staan. Het proces tussen aanmelding en effectieve publicatie van de externe vacature loopt vrij gelijkaardig aan de stappen die hierboven al vermeld zijn. Hebben we een bestaande werfreserve, dan kunnen we die in eerste instantie consulteren.
Screening van de CV’s
Als de deadline voor indienen van de kandidaturen voorbij is, screenen we eerst de CV’s die we ontvangen hebben. We vergelijken ze steeds met het profiel dat we zoeken. Hebben mensen het juiste diploma en/of hebben ze de juiste ervaring? Zo maken we een eerste selectie van kandidaten waar we verder mee gaan op basis van vooraf opgestelde criteria.
Kennismakingsgesprekken
Die kandidaten nodigen we (meestal) uit voor een digitaal kennismakingsgesprek van 30 min. Daarin krijgen ze de kans om zich voor te stellen en polsen we vooral ook naar hun motivatie. Klopt het beeld dat we door het CV hadden wel met het beeld van de persoon die hier voor ons zit? Op basis daarvan maken we een tweede selectie.
Testen
De overgebleven kandidaten krijgen een aantal testen toegestuurd die ze van thuis uit kunnen doen. Standaard zit er een persoonlijkheidsvragenlijst bij, maar dit kan op basis van de noden voor de functie aangevuld worden met een redeneertest, postbakoefening … Voor vacatures die betrekking hebben op de functie van regiomanager, projectmanager, directeur en afdelingshoofd volgt na het kennismakingsgesprek een assessment bij een extern bureau.
Eindselectie
De laatste stap voor de aanwerving. We nodigen de kandidaten uit in een VAC of in Herman Teirlinck voor de eindronde. Als kandidaat ben je dan vaak +/- 2u bezig. Je bereidt een case voor die aangepast is aan de jobinhoud om later tijdens het gesprek verder toe te lichten. Er is meestal niet één juist of fout antwoord, maar we horen vooral graag met welke elementen jij rekening hield of hoe jij dit aan zou pakken. Tegenwoordig laten we de case vaak op voorhand maken in de thuisomgeving, maar dat hangt af van wat we als doel stellen. Voor het gesprek zelf moet je rekenen op ongeveer één uur. In dat gesprek bespreken we de case, polsen we nog eens naar de motivatie en gaan we dieper in op de ervaring, jobinhoud en (persoonsgebonden) competenties.
Eindbeslissing
Op basis van de laatste gesprekken beslissen we wie als beste kandidaat uit de bus komt. We geven elke kandidaat een score op meerdere criteria die opgenomen waren in de vacaturetekst. De kandidaten waarin we potentieel zien, nemen we op in een werfreserve en de beste kandidaat mag in de dagen na het gesprek een telefoontje verwachten.
Administratie
Bij een aanwerving komt wel wat administratie kijken die we samen met het Dienstencentrum Personeelsadministratie opnemen. Denk maar aan het opmaken en ondertekenen van de aanstelling of contract, het organiseren van een medisch onderzoek, een pasmoment voor beschermkledij voorzien, het bestellen en installeren van een computer .... Van beslissing tot uiteindelijke indiensttreding rekenen we op minimaal drie weken. Daarnaast bepaalt vooral ook de beschikbaarheid van de toekomstige collega hoe lang het duurt vooraleer iemand bij ons kan starten.
Welkom collega!
Hoera, een nieuwe collega. Tijd voor een warm welkom!
Welkom collega!
