Audits
De Zes van 2026 zijn eind januari gelanceerd. Een daarvan is het voorbereiden van de certificatie audits. Voor de ISO 55001 (asset management) is deze oefening achter de rug. Van 2 tot 12 maart trokken twee externe auditoren, Peter en Kruno, volledig AWV rond om na te gaan in hoeverre assetmanagement in de kern van onze organisatie zit. Wij volgden de auditdag in Limburg.
Het AWV-auditteam: Sandy Bogaert, Gerben Van Neyghem en Anissa Soetinck
Nu al een grote pluim voor alle collega’s
Het auditteam is al vroeg aanwezig in het VAC in Hasselt.
Sandy: Met de staking van de treinen wilden we geen enkel risico nemen. Bij een audit is het heel belangrijk om de planning strikt te volgen. Enerzijds uit respect voor de collega’s die geaudit worden en zich goed hebben voorbereid, anderzijds voor de externe auditoren die hun programma moeten rondkrijgen.
Het ISO 55001-certificaat en dus deze externe audit is echt heel belangrijk voor AWV. We zijn een assetmanagement gedreven organisatie. We kunnen nu aantonen dat we goed georganiseerd zijn en voldoende maturiteit en professionaliteit hebben voor het beheer van onze weg- en verkeersinfrastructuur. Maar bij deze oefening komt ook heel wat kijken. Deze 2 auditweken, en de aanloop ernaartoe zijn en waren best pittig, uitdagend, spannend, chaotisch, onzeker soms (wat gaan ze vragen), een beetje vanalles tegelijk. Bij deze nu al een grote pluim voor alle collega’s van AWV.’
De externe audittoren: Peter en Kruno
Naar Hasselt komen we zeker terug, maar niet voor een audit
De twee externe auditoren die de ganse auditoefening uitvoeren bij AWV zijn Peter en Kruno. Twee vrolijke Nederlanders die al jaren een geolied team vormen.
Peter: Een audit van twee weken is ook voor ons intens. Maar omdat we beiden van Nederland komen en voor deze opdracht in België blijven overnachten, is het handig om het hele programma in één keer af te handelen. De voorbije nacht sliepen we hier in Hasselt en de stad bevalt ons erg. We hebben al aan onze vrouwen laten weten dat we hier zeker terug moeten komen. Maar dan niet voor de audit 😊. Wat ons de voorbije dagen al is opgevallen? AWV’ers zijn heel betrokken, trots op hun job en voeren hun taken met veel zorg uit. Ook jullie centrale datasystemen zitten goed in elkaar. We zijn overal al goed ontvangen en de collega’s nemen de tijd om ons te laten zien waar ze mee bezig zijn. Dus we zijn helemaal klaar voor Limburg vandaag.’
9.30 – 11.30u Audit van het managementteam van Wegen Limburg
In de voormiddag zitten de audittoren in het VAC Hasselt samen met het managementteam van Limburg.
Je wil niet dat jouw TAW de oorzaak is van het niet behalen van het certificaat
Wilfried Paredis, directeur exploitatie en beheer: Ik had toch wel wat tijd vrijgemaakt om me voor te bereiden op de audit. Je wil natuurlijk niet dat jouw TAW de oorzaak is van het niet behalen van het certificaat. Handig was de checklist die het auditteam had opgesteld, en de feedback van collega’s die al aan de beurt waren geweest. Zo wist ik wat te verwachten. En ik had uiteraard ook ons strategisch assetmanagementplan (SAMP), onze assetmanagementplannen (AMP) en de e-learning rond assetmanagement nog eens doorlopen.
Gijs lichtte eerst de organisatie van onze afdeling toe en nadien kreeg elke directeur het woord om de werking van en de processen binnen zijn pijler verder in detail uit te leggen. Denk aan hoe een project tot stand komt, hoe we structureel onderhoud aanpakken ... Bij dat laatste vroegen de auditoren zich af in hoeverre we ons baseren op de rapporten over de toestand van de weg, de kritikaliteit, de klachten en meldingen, de vaststellingen van onze wegentoezichters ...
Het viel uiteindelijk heel goed mee. Ik had het gevoel dat de auditoren niet hun lastigste vragen hebben gesteld, maar vooral doorheen de gesprekken een goed beeld wilden krijgen van onze organisatie.
13 – 16u Audit Exploitatie en beheer en Investeringen
Na de lunchpauze trok het auditteam het terrein op. Peter ging samen met Sandy naar de werf, Kruno bezocht met Anissa het district van Houthalen-Helchteren.
Op de werf
De audit zelf verliep anders dan ik had verwacht
Johan Vanderwaeren (projectmanager): Ik had me goed voorbereid door de nodige documenten door te nemen en te controleren, te checken of alle plannen zeker in orde waren, en in een vooroverleg met Sandy zaken af te stemmen. De audit zelf verliep anders dan ik had verwacht. De vragen gingen niet alleen over puur assetmanagement, maar ook over algemene kwaliteitsthema’s zoals stakeholders en de doorstroom van klachten en meldingen over de werf. Ook technische vragen over de installatie van wegverlichting en VRI kwamen uitgebreid aan bod. Op het auditgesprek waren zowel wij, het projectteam, als de collega’s van V&W uitgenodigd. Een grote groep dus. Dat maakte dat er veel zaken aan bod zijn gekomen, maar dat er minder tijd was om overal dieper op in te gaan.
In het district
Je weet niet waaraan je je kan verwachten
Christel Wathion (districtchef): Net zoals de collega’s heb ik me voorbereid door de checklist van het auditteam door te nemen en de e-learnings te bekijken. Uit ervaring met vorige audits wist ik welke documenten ik zeker binnen handbereik moest hebben. Na onze overstap naar M365 was dat even zoeken 😊.
Ik was een beetje onzeker omdat het een nieuwe audit is en je weet niet wat je kan verwachten. Maar dat was eigenlijk helemaal niet nodig. We kregen vragen over hoe we werken met de applicaties BOD en NB, hoe de opdrachten bij onze arbeiders terecht komen, hoe onze districtsvergadering verloopt en wat er in het verslag staat ... Daarna maakten we met de auditeur een toer op ons districtsterrein. Hij lette op de keuringen van ons materiaal en op orde en netheid. Maar dat was geen stress want we volgen hiervoor altijd netjes de regels en procedures. We kregen zelfs een compliment over hoe ordelijk en proper ons werkterrein is. Dat is heel leuk om te horen!
De hele audit verliep goed. We kregen een positieve beoordeling en kregen we het ISO 55001-certificaat officieel overhandigd door de auditoren. Wat een mijlpaal. Bedankt aan jullie allemaal!
