PM-tool en OO
Op 5 mei gaan de nieuwe Projectmanagementtool (PM-tool) en de applicatie Overheidsopdrachten (OO) live. Aan de vooravond van de lancering konden we trekkers Michelle Geenen (S&B) en Sandrine Demolie (CD) strikken voor een dubbelinterview. Michelle: ‘Ik kan zelfs niet nadenken over stress voor de lancering, er moet nog te veel gebeuren 😊'.
Niet één, maar wel getrouwd: het verhaal achter de PM-tool en OO
Michelle: Sinds 2019 werken we met ProjectCenter voor het opvolgen van onze investeringsprojecten. Deze externe tool is geen onverdeeld succes. Collega’s ervaren hem als traag, complex en allesbehalve intuïtief. Dat maakt dat hij door veel medewerkers enkel gebruikt wordt voor het hoogstnodige. Langs de andere kant werd de tool met de jaren steeds belangrijker als databron voor rapportages en communicatie. Twee kanten die moeilijk te rijmen zijn. Door de ontevredenheid zijn we enkele jaren terug gaan zoeken naar een oplossing. Je wil niet verder investeren in een tool die niet beantwoordt aan de noden. Er lagen enkele opties op tafel: ProjectCenter verbeteren en dus verder ontwikkelen, een nieuwe bestaande tool zoeken of een eigen tool ontwikkelen. Vooraleer die beslissing te nemen, hebben we een stap teruggezet en de collega’s bevraagd naar hun noden en prioriteiten. Zo konden we uittekenen hoe een ideale tool er zou moeten uitzien. Dat was de basis voor onze beslissing. We kozen er uiteindelijk voor om een nieuwe tool te ontwikkelen.
Sandrine: In dezelfde licentie als ProjectCenter zit Projectplace. Deze tool is meer algemeen voor het opvolgen van taken, projectmanagement en samenwerking. Om makkelijker samen en transparanter te werken, schakelden we voor de processen rond overheidsopdrachten over naar deze tool. Dat was voor ons een tussenstap tot we ooit de middelen zouden hebben voor de ontwikkeling van een contractmanagementtool, OO. De eerste analyses hadden we daar al voor gedaan. Toen we hoorden dat Michelle en haar collega’s werkten aan een nieuwe PM-tool, hebben we de optie onderzocht om Overheidsopdrachten hier mee in te integreren. Dat bleek niet de ideale oplossing omdat onze gebruikers andere behoeftes hebben. Wij gingen uiteindelijk voor een nieuwe OO-applicatie. Maar er is wel een heel sterke integratie met de PM-tool. Laat ons zeggen dat ze met elkaar zijn getrouwd. Gebruikers gaan niet doorhebben dat ze in verschillende tools aan het werken zijn.
Michelle Geenen
5 dagen non-stop bouwen aan een prototype
Michelle: Het I&I-team is eind 2023 begonnen met de bouw van de tool. We zijn nu een dikke twee jaar verder. Het is een intensief proces geweest waarbij we de toekomstige gebruikers van onze tool zoveel mogelijk hebben betrokken. Meer dan 65 collega’s kwamen aan bod.
Interessant vond ik de Design Sprint Methode. Samen met een groep gebruikers zonder je je als projectteam 5 dagen af om non-stop te werken aan een ontwerp. Je start op dag 1 met het bevragen van behoeften en verwachtingen, bouwt samen aan een prototype en eindigt op dag 5 met het testen van dat prototype. We hebben deze oefening één keer gedaan voor de PM-tool, en één keer voor de integratie tussen de PM-tool en OO. Nadien organiseerden we gebruikerssessies per thema om de toepassing in detail te ontwerpen.
Sandrine: De effectieve bouw van de applicatie OO is eind 2024 gestart. Dat was eerst een interne oefening binnen de pijler Contracten om onze processen zo duidelijk en efficiënt mogelijk vorm te geven. Voor het samenwerken tussen de OO-applicatie en de PM-tool hebben we gebruikerssessies opgezet met gebruikers van beide applicaties. Dat was een heel zinvolle oefening.
De laatste loodjes: positieve feedback geeft zoveel energie
Michelle: De laatste weken voor de lancering zijn ongelooflijk druk. Er moet nog zoveel gebeuren dat ik zelfs geen tijd heb om na te denken over de stress die ik zou hebben voor de lancering 😊. Omdat het project over zo’n lange termijn liep, zijn er heel wat verschuivingen in ons projectteam geweest. Collega’s vielen weg en werden niet vervangen waardoor er werk is blijven liggen. Dat moeten we nu allemaal inhalen.
Sandrine: Deze maand staat helemaal in teken van het testen van onze tools. Zowel door onszelf als door de collega’s die er mee gaan werken. En eerlijk, dat geeft zoveel energie. Je werkt lang en hard aan iets, en als je dan positieve feedback krijgt van de gebruikers geeft dat heel veel.
Michelle: De lancering van onze tools is op 5 mei. Ik wil bij deze ook even analisten Bart en Matthias in de bloemetjes zetten die met hun ontwikkelteam ongelooflijk hard gewerkt hebben aan deze applicaties.
Belangrijk om te weten is dat het om een MVP gaat, een Minimum Viable Product. Noem het een basisversie, waarmee we al goed aan de slag kunnen. De bedoeling is dat het de komende maanden en jaren verder gaat groeien. Op die manier kunnen we stapsgewijs een gedragen tool uitbouwen en flexibel inspelen op nieuwe noden.
Sandrine: Ik zeg vaak al lachend dat we met dit project alle waarden binnen AWV hebben moeten bovenhalen, wendbaarheid was een hele belangrijke 😊. We kwamen heel wat obstakels tegen, zoals bijvoorbeeld Michelle al aanhaalde het wegvallen van collega’s, maar we hebben ook flexibel ingespeeld op hoe de dingen liepen. De testsessies bleken bijvoorbeeld zo nuttig, dat we ze nog hebben uitgebreid naar extra gebruikers. En dan is het nu vol positiviteit aftellen naar 5 mei.
Veel succes collega’s en nu al proficiat!
Sandrine Demolie