De vraag
Doet de pijler Financiën eigenlijk nog iets anders dan facturen betalen?
Het is een open deur intrappen. Uiteraard doen de collega’s van Financiën nog iets anders dan facturen betalen. Maar wat ze dan precies doen klinkt voor sommigen misschien een beetje als hocuspocus. Daarom gingen we langs bij de collega’s van de pijler Financiën. Ze zetten voor ons een aantal van hun activiteiten even op een rijtje.
Rode draad
Bij de pijler Financiën kan je terecht voor verschillende zaken. Een rode draad in onze werking is dat we samen met alle collega’s binnen AWV willen streven naar correcte en tijdige betaling van facturen en inning van vorderingen.
Orali, Orala, Orafin
Onze meest bekende taak is ongetwijfeld het nakijken en betalen van declaraties. Dat is een kost die je zelf hebt betaald, maar die je kan terugvorderen van AWV. Bijvoorbeeld een parkeerticket omdat je op verplaatsing moest.
Je laat het betalingsbewijs (bv. een parkeerticket) tekenen door je leidinggevende en maakt de declaratie in Orafin aan. Vervolgens kijken we na of het betalingsbewijs is ondertekend, of het wel om een declaratie gaat en of de declaratie goed en tijdig (binnen de 4 maanden) is aangemaakt. Bij het aanmaken van de declaratie moet je ook de boekhoudkundige code meegeven waarop de onkost moet worden aangerekend. En ja, dat is niet altijd gemakkelijk. Daarom maakten we een zo volledig mogelijke handleiding die je ook kan terugvinden op Kennisplatform en in onze @yourservice op intranet.
Zoals we al zeiden, de boekhoudkundige code meegeven is niet altijd makkelijk. We merken dat collega’s die een declaratie indienen zich hierin best wel vaak vergissen. Mochten we kunnen, zouden we dat graag voor jou aanpassen in Orafin. Maar vanuit de pijler Financiën hebben we in Orafin geen rechten om zelf iets te veranderen aan een declaratie, we moeten ze ofwel goedkeuren ofwel afkeuren.
Een foute boekhoudkundige code zorgt voor een foute registratie in de boekhouding van de Vlaamse overheid. Dat kunnen we dus niet door de vingers zien. Als je de foute code opgeeft bij een declaratie, dan kunnen we deze helaas alleen maar afkeuren. En dat is zeker niet fijn, niet voor jou maar ook niet voor ons. Aanpassing van het huidige Orafin is niet mogelijk, dus zetten we ons beste beentje voor om dit systeem te laten aanpassen in de opvolger van Orafin. Die komt er normaal gezien begin 2028. Intussen bekijken we wel of we de collega’s niet op een andere manier kunnen helpen door bijvoorbeeld de handleiding nog duidelijker te maken. Een ander belangrijk punt waartegen collega’s vaak zondigen, is het tijdig indienen van de declaratie. Dat moet volgens een omzendbrief van het Departement Financiën en Begroting gebeuren binnen de 4 maanden nadat je zelf de onkost hebt betaald.
Schuldvorderingen
Om schuldvorderingen op tijd te betalen, werken we samen met veel collega’s binnen AWV. Wij zitten zelf niet op de werven of in de vergaderingen met opdrachtnemers, dus weten zelf niet welke gevorderde prestaties we kunnen aanvaarden. Daarvoor rekenen we op onze werfcollega’s.
Achter iedereen zijn veren zitten, doen we dan weer wel. 😉We zien het als onze taak en plicht om de collega’s aan te sporen op tijd de nodige acties te ondernemen om de schuldvorderingen binnen de wettelijke termijnen te kunnen betalen. Doen we dat niet, dan moeten we per laattijdig betaalde factuur niet alleen verwijlintresten betalen maar ook 40 euro invorderingskosten. Dat betekent minder budget om te spenderen aan onze kerntaken. Als je een volgende keer dus een gefrustreerde zucht slaakt na een herinneringsbericht, weet dan dat het voor de goede zaak is. We proberen onze beperkte middelen zo goed mogelijk in te zetten. De eigenlijke betaling van de goedgekeurde prestaties gebeurt door de boekhouding van het departement Mobiliteit en Openbare Werken. Onze taak loopt tot en met het naar de opdrachtnemer sturen van de factuuraanvraag en samen met de collega’s van team vastleggingen en pijler Contracten voorzien in voldoende vastlegging om de factuur te kunnen betalen.
IO, IO, IO
Bij pijler Financiën maken we inkooporders (IO) tot 30.000 euro excl. btw en we betalen de facturen die daaruit volgen. Heb je zo’n vastlegging nodig? Dan vul je gewoon het aanvraagformulier in dat op onze @yourservice staat en dan helpen we je graag verder.
Voor die dossiers moeten we volgens de wet op overheidsopdrachten minstens 3 prijzen opvragen en vanaf 5.500 euro excl. btw een motiveringsdocument opmaken. We mogen ook niet ‘saucissoneren’. Dat is een grotere opdracht in kleine stukjes hakken om zo te komen tot een opdracht van beperkte waarde. We werken daarvoor nauw samen met de collega’s uit andere teams zoals team vastleggingen van de afdeling Strategie en Beleid en team uitvoering van de pijler Contracten. Wil je iets aankopen, laten herstellen of wat dan ook, dan mag je niet zomaar zelf pakweg een garage binnenstappen en goedkeuring geven om je dienstvoertuig te laten herstellen. Je moet uiteraard niet rondrijden met een onveilig voertuig, maar neem contact op met je leidinggevende of een collega van pijler Financiën om te bekijken wat je in zo’n geval best moet doen.
Rapporten
Een mogelijk minder bekend thema waar we sinds de start van onze pijler in 2020 al veel op inzetten, is rapportering. We stellen wel vast dat de huidige budgettaire omstandigheden ertoe leiden dat er nog meer nood is aan rapportering, zowel binnen de pijler Financiën als voor de afdelingen. Elke maand maken we bijvoorbeeld een financiële analyse waarin niet alleen de financiële stand van zaken van de werkingsmiddelen wordt besproken, maar ook de tijdigheid van betalen voor zowel de schuldvorderingen als de andere facturen, de al betaalde en geraamde verwijlintresten enz. We leggen de lat voor onszelf hoog en streven voor de kleinere facturen naar 90% tijdigheid van betalen en voor de schuldvorderingen naar 85%. Als de resultaten lager zijn, dan bekijken we hoe dat komt en wat we kunnen bijsturen. Deze resultaten bezorgen we telkens ook aan de managementteams.
Ook voor het monitoren van de eigen werking worden binnen de pijler Financiën overzichten gemaakt. Dat gebeurt zowel centraal binnen de teams als door de dossierbehandelaars afzonderlijk. Het gaat dan om een overzicht van de prognose verwijlintresten, de interne verrichtingen, de openstaande facturen die worden opgevolgd via het blokkaderapport, de vorderingen en de declaraties.
Naast de rapporten die op regelmatige basis worden gemaakt, is er ook steeds meer vraag naar rapporten op maat. Dit betekent dat een bepaalde afdeling een specifiek overzicht vraagt dat dan op maat van die aanvrager wordt gemaakt. Om de werklast beheersbaar te houden, wordt ook altijd bekeken of de aanvrager kan worden geholpen met de rapporten die al voor anderen beschikbaar worden gesteld. Maar dat is vaak niet het geval.
Kortom, we zitten als pijler Financiën op een hele berg financiële gegevens en daar gaan we meer en meer mee aan de slag.
Interne verrichtingen en ontvangsten
Nog minder bekende taken: de interne verrichtingen (betalingen tussen overheidsinstanties) en het innen van de vorderingen.
In 2025 maakten we zo’n 9.000 vorderingen op voor een totaalbedrag van 62,5 miljoen euro. De grootste opbrengst hebben we van onze concessies nevenbedrijven. Daarnaast krijgen we heel wat andere ontvangsten onder andere uit het terugvorderen van schadegevallen, de boetes die team Wegeninspectie via Vlabel int en de verkopen van gronden en roerende goederen. Ook de verschillende retributies vormen een grote ontvangstenpost. Het gaat dan om retributies die we aanrekenen aan nutsbedrijven en aan de telecomoperatoren voor de gsm-masten langs de autosnelwegen en in de tunnels en om de retributies in kader van het Uitzonderlijk Vervoer.
Leuke weetjes
Als we terugkijken naar de initiële vraagstelling: ja, binnen pijler Financiën doen wij nog andere zaken dan facturen betalen. Ook al zijn de cijfers voor de betalingen best indrukwekkend.
In 2024 betaalden we namelijk zo’n 12.000 facturen en verwerkten we circa 12.000 schuldvorderingen.
Met ruim 13.000 betaalde facturen voor overheidsopdrachten het afgelopen jaar, zijn de cijfers van 2024 in 2025 al zeker overschreden.
Uit de eerste resultaten blijkt dat gemiddeld genomen circa 90% van de facturen tijdig werd betaald in 2025.
We bedanken dan ook graag al onze collega’s - heel AWV dus 😊 - voor de fijne samenwerking van het afgelopen jaar. Zonder ieder van hen zouden de betalingen niet tijdig zijn gebeurd.
Dank je wel!