De vraag

Hoe bestel ik werk- en veiligheidskledij?

Heel wat collega’s hebben werk- en beschermkledij (PBM’s) nodig om hun job veilig te kunnen uitvoeren. Deze maand kwam het dienstorder ‘Beleid werk- en beschermkledij’ uit met daarin fiches die per takenpakket omschrijven welke PBM’s er nodig zijn. Hoog tijd om het proces van het bestellen van deze kledij in de kijker te zetten.

Welke veiligheidskledij heb je nodig?

Sommige taken binnen AWV brengen specifieke veiligheidsrisico's met zich mee. Denk aan inspecties aan elektrische installaties, werken op hoogte, werken uitvoeren op de weg … Hiervoor worden risicoanalyses opgemaakt. Op basis van die risicoanalyses zijn de fiches met PBM’s opgesteld. Elke fiche beschrijft per takenpakket welke PBM’s noodzakelijk zijn om veilig te kunnen werken.

Wanneer heb je nieuwe werk- en beschermkledij nodig?

Wanneer je nieuw in dienst bent, of net van functie bent veranderd en je voor deze functie bijkomende veiligheidskledij nodig hebt.
Wanneer je huidige werk- en beschermkledij versleten of stuk is. Denk aan de laag fluo die van je jas of broek af is, een helm die ouder is dan 5 jaar (op basis van de productiedatum) of waarvan de UV-filter is verkleurd, de zool van je veiligheidsschoen die los hangt …
Wanneer er nieuwe veiligheidsrichtlijnen komen waardoor je kledij niet meer aan de voorschriften voldoet. Bijvoorbeeld een hesje klasse 2 (zonder mouwen) moet vervangen worden door een hesje klasse 3 (met korte mouwen)

Hoe bestel je nieuwe kledij?

Ben je nieuw in dienst, dan wordt er automatisch voor jou een standaardpakket besteld zodat je veilig aan de slag kan. HR bezorgt jouw maten aan Team Aankopen en zij plaatsen dan de bestelling

In de andere gevallen bestel je zelf je kledij via het bestelformulier op intranet.

In dat formulier geef je enkel je functie in. Op basis hiervan geeft het formulier aan op welke beschermkledij je recht hebt. Bij slijtage of kapotte kledij, voeg je een foto van het betreffende stuk toe. Hiermee kan team Aankopen de inschatting maken of het ok is om het kledingstuk te vervangen. Maar evengoed kan ze met deze foto een eventueel probleem aankaarten bij de leverancier.
In het formulier geef je ook aan of je een pasmoment wil. Het pasmoment vindt plaats in het Herman Teirlinckgebouw in Brussel (bij Het Facilitair Bedrijf). Veiligheidsschoenen kan je ook passen bij de leverancier zelf in West-Vlaanderen. We raden pasmomenten sterk aan want kledij dat gepersonaliseerd wordt met ons logo kunnen we niet meer terugsturen. Maar vraag dus elk pasmoment aan bij Team Aankopen via het bestelformulier.
Iedereen die nog in het bezit is van fluohesje klasse 2 mag via het formulier een hesje klasse 3 aanvragen.

Team Aankopen gaat voor jou aan de slag

Team Aankopen bundelt wekelijks alle bestellingen die via het formulier zijn binnengekomen en geeft ze elke vrijdag door aan Het Facilitair Bedrijf (HFB). Die geeft ze op haar beurt binnen de drie dagen door aan de leverancier van het raamcontract. Wanneer het kledingstuk moet gepersonaliseerd worden met ons logo, bezorgt de leverancier het aan een gespecialiseerde firma. Die hebben 3 weken de tijd om deze taak uit te voeren.

We hebben binnen AWV weinig stock. Zo willen we vermijden dat we kledij moeten weggooien omdat een logo is veranderd, of omdat de houdbaarheidstermijn (bijvoorbeeld van een helm) is verlopen.
Zoals je kan lezen kiezen we onze leveranciers niet zelf maar volgen we het raamcontract van HFB.

Hoe geraakt je bestelling tot bij jou?

De leverancier stuurt de bestelling naar jouw VAC. Daar haalt het logistiek aanspreekpunt van het VAC het op en stuurt jou een mailtje. Je bestelling haal je zelf op in het VAC. Is het kledingstuk niet goed van maat, dan bezorg je het terug aan je logistiek aanspreekpunt. En bestel je de juiste maat via het formulier op intranet.

Je leest het, je werkkledij legt een hele weg af. Stel je bestelling dus niet uit wanneer je merkt dat je kledij versleten of stuk is.

Let hier zeker op:

Pasmomenten vraag je altijd eerst aan bij team Aankopen via het bestelformulier.
Heb je nood aan specifieke PBM’s, zoals orthopedische schoenen, neem dan altijd eerst contact op met team Aankopen. Wie PBM's aankoopt zonder vooraf het team Aankopen te contacteren, kan hiervoor geen declaratie indienen.