Overlegorganen: hoe gaat het nu verder?
Onze nieuwe structuur heeft ook een impact op onze overlegorganen.
Stuurgroepen, commissies en werkgroepen zijn in het leven geroepen om procesafspraken te maken tussen verschillende afdelingen. In de nieuwe structuur zijn een aantal verantwoordelijkheden rond processen en thema’s geclusterd in één afdeling. Daarom kunnen sommige overlegorganen ophouden te bestaan. Dat is (deels) het geval voor de stuurgroepen ‘Expertise en Adviseren’ en ‘Beleid’ en hun bijbehorende commissies en werkgroepen.
Dat betekent niet dat de activiteiten van deze overlegorganen per se ophouden. Sommige commissies en werkgroepen gaan over naar intervisies, projectgroepen of extern overleg.
Wij gingen ten rade bij enkele trekkers van overlegorganen.
Thomas Lieben
Van commissie naar teamwerking
Commissie meet- en sturingsinstrumenten (CMS)
Voorzitter: Thomas Lieben
Hoe het was: Thomas Lieben, voormalig voorzitter van de CMS: Onze commissie kwam elk kwartaal (digitaal) samen om de analyse van KPI-resultaten te bespreken en aan te vullen. Onze bevindingen en (voorgestelde) acties rapporteerden we via een nota aan de directieraad. Op zich werkte dat goed, maar wel vrij traag. We vergaderden immers maar vier keer per jaar en vaak moesten we nog navraag doen binnen de betreffende afdelingen, stuurgroepen, commissies en werkgroepen om de resultaten te verklaren. Echt kort op de bal spelen konden we zo niet. Om dit al wat op te vangen, stuurden we maandelijks rechtstreeks naar onze AG een korte analyse. Maar op die manier zit je met verschillende rapporteringen. We wilden naar één werkwijze gaan.
Hoe het nu is: Thomas: Onze commissie komt niet langer samen. Team Organisatiebeheersing en -ontwikkeling (O&O) van S&B haalt maandelijks een rapport uit de nieuwe KPI-dashboards 2.0 en stuurt dat door naar de directieraad, de managementteams en de stuurgroepen. Tegelijkertijd voert ze een analyse uit van de afwijkende KPI’s. Die bespreken ze met de betrokken teamhoofden en proceseigenaren. De analyse en de feedback over de afwijkende KPI’s komen in één AWV breed analyse-document dat gedurende het jaar aangevuld wordt. Ook de voortgang van de acties en resultaten houden we hier bij. Deze nieuwe manier van werken laat toe om sneller te schakelen bij afwijkende resultaten.
Dieter Van den Langenbergh
Niels Kolb
Van commissie naar intervisie
Intervisie projectmanagers (Intervisie PMr)
Hoe het was: Dieter Van den Langenbergh, sponsor van de intervisie projectmanagers: ‘De commissie evalueren (onder de stuurgroep investeren) ontwikkelde een evaluatietool die de regiomanagers en adviseurs werfleider samen met het projectteam na studie en uitvoering van een project dienden in te vullen. De bedoeling was om de leerpunten van een project in kaart te brengen. In de praktijk werden de evaluaties te weinig ingevuld.
Hoe het nu is: Dieter: ‘De werking van de commissie werd opgevangen in twee bestaande intervisies: de intervisie van de regiomanagers (RM), en de intervisie van de projectmanagers (PM). De regiomanagers evalueren of het doel van het project bereikt is. Bij de intervisie van de projectmanagers ligt de nadruk op de evaluatie van het proces.
Niels Kolb, trekker van de intervisie projectmanagers: ‘We gingen voor de intervisie PM op zoek naar een interessante formule waar leren van elkaar en ervaringen uitwisselen centraal staan. De intervisie komt nu vier keer per jaar samen en elke keer staat er een ander thema centraal. Projectmanagers brengen hun cases uit de praktijk rond dit thema (bijvoorbeeld onteigeningen) en we nodigen ook enkele experten uit. Het is nu de tweede keer dat we de intervisie organiseerden en we kregen al heel positieve reacties van de deelnemers.
Veerle Schoutteet
Van overlegorganen naar projectgroepen
Hoe het was: Veerle Schoutteet, afdelingshoofd Expertise: ‘De stuurgroep Expertise opbouwen en adviseren bevatte heel wat commissies en werkgroepen. Het merendeel van de processen die in deze overlegorganen behandeld werden, behoren nu tot de verantwoordelijkheid van onze afdeling.’
Hoe het nu is: Veerle: ‘We stappen meer en meer over naar projectwerking. Moet er bijvoorbeeld een nieuw vademecum uitgewerkt worden, dan stellen we hiervoor een projectgroep samen. We maken een projectfiche op waarin we het doel beschrijven en mijlpalen en timings uitwerken. We bepalen ook per project welke profielen/collega’s we betrekken. Zo zorgen we ervoor dat we blijven samenwerken over de afdelingen heen. Wie er betrokken wordt in de projectgroep kan verschillen naargelang de fase van het project. Is het project afgerond, dan houdt de groep op met bestaan. Voor het Expertisecentrum is het van belang dat we geen richtlijnen gaan schrijven vanuit een ivoren toren. Samenwerken met de andere afdelingen binnen AWV is en blijft voor ons essentieel om tot gedragen en ook praktische richtlijnen te komen.