De Zes van 2025

Organisatiecultuur

Een van de Zes van 2025 is Organisatiecultuur. Dit jaar lanceren we vier acties in teken van die cultuur. De eerste is het organiseren van meer contactmomenten. De tweede draait om het optimaliseren van onze vergaderingen. Hiervoor lanceerden we deze maand de Grote VergaderReset.

Collega Nele Gheysens, trekker van het PPS-project Overbruggen voor AWV, ging alvast aan de slag. Samen met het projectteam namen ze hun terugkerende overlegvergaderingen onder de loep. Wij namen een kijkje hoe dat verliep.

Evaluatie van 1 jaar samenwerken

Nele: Een jaar geleden organiseerden we met het team een Project Startup. De bedoeling van deze dag was om elkaar beter te leren kennen (want we komen uit verschillende organisaties en teams) en de lijnen van onze samenwerking uit te zetten. Een jaar later organiseerden we een nieuw moment, de Project Follow-Up, om onze samenwerking te evalueren. Zijn de rol- en taakverdelingen duidelijk, hoe verloopt de communicatie, hoe houden we elkaar op de hoogte … We maakten ook tijd om naar onze vergaderingen te kijken, meer bepaald naar onze ‘ontwerpateliers’. Dat zijn onze wekelijkse vergadermomenten waarop we samenkomen met het hele team en elkaar een update geven over de zaken waaraan we per themapijler werken.

Iedereen betrokken houden

Nele: Tijdens de oefening kwam al snel naar boven dat er wel wat verbetering mogelijk was aan onze ontwerpateliers. Zo misten we vaak een duidelijke agenda en een goede voorbereiding van de vergadering. Niet onlogisch aangezien de ontwerpateliers wekelijks plaatsvinden. We zitten daar met veel mensen bij elkaar dus het is een uitdaging om enerzijds iedereen betrokken te houden en anderzijds bij de agenda te blijven en niet te veel tijd te spenderen aan onderlinge discussies. Ook het bijhouden van actie- en beslissingspunten was niet evident.

Start altijd met een ATDA

Nele: Gelukkig konden Kees en Nienke, onze coaches tijdens de Project Follow-Up, ons nuttige tips geven om onze ontwerpateliers te optimaliseren. Dit heb ik onthouden:

  • Stel een voorzitter en notulist aan. Dat kunnen altijd dezelfde personen zijn, maar evengoed werk je met een doorschuifsysteem.
  • Zorg dat elke vergadering een ATDA heeft: aanleiding, tijd, doel en agenda. En start als voorzitter elke vergadering met het benoemen van die ATDA. Ook als je die daarvoor al hebt doorgestuurd naar iedereen. Zo is iedereen mentaal mee en gefocust.
  • Maak een actielijst en besluitenlijst die de notulist na elke vergadering aanvult. Wijs acties toe aan mensen en geef er een deadline bij. Ook al wordt die deadline niet gehaald, laat de oorspronkelijke datum staan. Zo blijft het actiepunt in de kijker staan.
  • Heb als voorzitter oog voor de deelnemers aan je vergadering. Merk je dat iemand afhaakt of te weinig aan bod komt, stel die persoon dan een vraag of pols naar zijn mening. Merk je dat iemand niet mee is, vraag dan aan de spreker om nog eens samen te vatten of te verduidelijken wat er juist gezegd is.

Op basis van de tips stelden we met het team 13 actiepunten op, gaande van het opstellen van een document met de contactgegevens en foto’s van alle teamleden (handig voor de nieuwkomers) tot het maken van een gedeelde agenda, het aanduiden van een voorzitter en notulist, het opstellen van een sjabloon voor elke vergadering en het jaarlijks organiseren van een brainstormdag. Wij zijn alvast helemaal gemotiveerd!

Over de Grote Vergaderreset

Samenwerken, kennis delen, beslissingen nemen … Uit de cultuuroefening blijkt dat we dit belangrijke thema’s vinden waar nog groeipotentieel in zit. En waar komen deze elementen meer samen dan in onze vergaderingen? We vergaderen veel binnen AWV, maar worden die vergaderingen optimaal benut? Met de Grote VergaderReset nemen we ze kritisch onder de loep.

Hoe?

  • Evalueer je terugkerende vergaderingen en stel verbeteracties op. Dat kan aan de hand van deze evaluatiefiche. Stuur je fiche door naar communicatie@wegenenverkeer.be en ontvang de AWV-vergadermok. Lees er alles over op het intranet.
  • Neem deel aan onze bevraging rond vergaderhygiëne. Zo kunnen we onze huidige vergadercultuur beter in beeld brengen.

Op 4 september organiseren we een inspiratiesessie rond vergaderen. Spreker is professor Eveline Schollaert van de UGent die een grootschalig onderzoek in Vlaanderen deed over vergaderen. Het gaat om dezelfde vragen die wij ook in onze bevraging opnemen. Zo kunnen we vergelijken.

Een derde korte termijnsactie rond organisatiecultuur is meer intervisies. Op 2 juni ging de eerste intervisie van de werfleiders alvast van start. Meer daarover binnenkort op intranet.