De mosterd van AWV

Inspiratiesessie productief vergaderen

De inspiratiesessie van september stond in teken van productief vergaderen. We nodigden als externe spreker professor Eveline Schollaert, hoofddocent aan de Faculteit Economie en Bedrijfskunde aan de UGent. Zij deed in 2023 een grootschalig onderzoek naar vergaderen in Vlaanderen. Dit waren haar opvallendste bevindingen.

Wie deed er mee aan het onderzoek?

van de respondenten geeft aan te veel vergaderingen te hebben.

Er zijn opvallende verschillen tussen de private (18,6%) en de publieke sector (26,2%). Maar ook tussen werknemers die minder dan 15 jaar in dienst zijn (16,6%) en werknemers die 15 jaar of langer in dienst zijn (27,6%).

De gemiddelde duurtijd van een vergadering in Vlaanderen is 78,9 minuten, ofwel 1 uur en 19 minuten. Ook hier is een opvallend verschil tussen de private sector waar een vergadering gemiddeld 70,9 minuten duurt en de publieke sector waar ze gemiddeld 92,6 minuten in beslag neemt.

Kijken we naar de inhoud, dan zien we dat de meeste vergaderingen draaien rond het delen van informatie (61%).

Op ruime afstand volgen vergaderingen die draaien rond het nemen van beslissingen, of een brainstorm. Als het puur gaat om informatie uitwisselen, kan je jezelf de vraag stellen of die info ook niet op een andere manier gedeeld kan worden, bijvoorbeeld via mail.

Wat vinden we belangrijke aspecten van een vergadering?

Deze vraag legden we ook voor aan jullie, via de bevraging van de VergaderReset.

De top drie voor werkend Vlaanderen is:

de vergadering start op tijd
de vergadering eindigt op tijd
de vergadering wordt voldoende op voorhand ingepland

Voor AWV is de top 3:

de vergadering heeft een vooraf expliciet gedefinieerd doel
de vergadering start op tijd
de vergadering wijst taken toe om na de vergadering te doen

Een vooraf aangeleverde agenda, een voorzitter, een notulist vinden wij veel belangrijker dan de rest van Vlaanderen. Een AWV’er heeft graag structuur, dat is duidelijk.

Nu, het is terecht. Onderzoek toont aan dat vergaderingen veel productiever en effectiever zijn wanneer er op voorhand een agenda aan de leden bezorgd wordt. En wanneer er een verslag wordt gemaakt met toegewezen taken.

Professor Schollaert haalt aan dat veel tijd spenderen aan vergaderen leidt tot stress en vermoeidheid en het ervaren van hogere werklast. 1/5de van de respondenten geeft ook aan dat het aantal vergaderingen dat ze moeten bijwonen, hen belemmert hun werk af te krijgen. Daarom staat Eveline ook stil bij vergadervrije momenten. In de bevraging geeft de helft van de Vlaamse werknemers aan voorstander te zijn van vastgelegde vergadervrije momenten. Vier op tien verwacht dat zo’n momenten hun welzijn op het werk verhogen. Bijna de helft geeft aan dat het hun productiviteit zou verhogen. Zullen we dat dan doorvoeren binnen AWV?