De vraag
Zo’n intervisie, wat is dat eigenlijk?
In het kader van organisatiecultuur gingen we langs bij alle managementteams om het traject nog eens toe te lichten. Een van de meest gestelde vragen ging over de intervisies. Wat is dat eigenlijk? Wat is het verschil met de commissies? Wie is de trekker? We zetten even alles op een rijtje.
De theorie
Wat is een intervisie (IV)? Dat is een case en/of functiegedreven ontmoetingsmoment tussen collega's. Tijdens een intervisie bespreken we concrete problemen en wisselen we kennis en ervaring uit. Tijdens een intervisie kunnen we praktische werkafspraken doorspreken en scherpstellen. We signaleren (bijkomende) noden en voorstellen tot verbeteringen aan commissies en/of stuurgroepen.
Wat is een stuurgroep (SG)? Een stuurgroep beoordeelt voorstellen uit commissies, werk- & projectgroepen. De SG gaat na of alle raakvlakken en de impact van het voorstel in kaart is gebracht. De sponsor van de stuurgroep waakt erover dat (een voorkeur) beslissingen worden geagendeerd op de DR en managementteams.
Wat is een commissie? In een commissie worden procesverbeteringen en werkafspraken uitgewerkt. Dit kan naar aanleiding van een evaluatie van het proces of een concrete opdracht uit de stuurgroep. De commissie legt de uitgewerkte voorstellen ter goedkeuring voor aan de stuurgroep.
De praktijk
Al die theorie is mooi, maar hoe zit dat in de praktijk? De afgelopen jaren kwam er een nieuwe lichting intervisies. Met een heel gerichte aanpak, concreet op maat van de noden van de doelgroep. We pikten er twee uit. De intervisie projectmanagers is intussen al gerodeerd, de intervisie werfleiders kwam voor het eerst samen in juni. Wij polsten naar de ervaringen.
Niels Kolb, stafmedewerker bij CD en trekker van beide intervisies.
Niels: We zien elkaar niet veel over afdelingsgrenzen heen. Toch zitten we met dezelfde issues. De intervisies bieden daar een antwoord op. Het is een goede plek om uit te wisselen, van elkaar te leren en elkaar beter te leren kennen. Zo kunnen we die afdelingsgrenzen toch wat doorbreken.
De intervisie projectmanagers of werfleiders heeft een andere insteek dan die van de stafmedewerkers of communicatie. We reserveren echt een volledige dag rond een bepaald thema en we bekijken welke eigen collega’s daar een case rond kunnen brengen. Naargelang het thema halen we er ook collega’s met andere expertises bij, bv. van het Expertisecentrum en nu en dan sluit er ook al eens een externe spreker aan.
Maar het blijft niet bij uitwisselen. Van de problemen die naar boven komen in het overleg, maken we een shortlist om dan door te geven naar andere teams of overlegorganen. Het doel is om op korte termijn een oplossing te vinden voor die problemen.
Na elke intervisie doen we een korte bevraging, daaruit blijkt toch dat de collega’s tevreden zijn. Zij kunnen ook zelf de thema’s kiezen dus het is ook echt op hun maat. De frequentie is best wel hoog. De collega’s zijn al druk bevraagd en een case brengen vraagt ook wel wat tijd. We houden dus graag de vinger aan de pols om te zien of we in de toekomst moeten bijsturen.
Kristof Wieme, projectmanager bij WOV
Kristof: Je ziet inderdaad dat veel collega’s dezelfde ervaringen hebben maar daar vaak zelf hun plan mee trekken. Iedereen moest het warm water uitvinden voor dezelfde problemen. En daar biedt de intervisie wel een antwoord op. We kunnen er ervaringen delen, ideeën opdoen. Bv. omgevingsvergunningen zijn voor iedereen een struggle. De vorige intervisie gaf ons wat meer handvatten om dat soort dingen aan te pakken zonder zelf het warm water te moeten uitvinden.
Omdat het nog relatief nieuw is en er heel wat is om over uit te wisselen zijn er voorlopig wel voldoende thema’s en blijft het interessant. Het blijft wel een uitdaging of we voldoende thema’s gaan blijven vinden om de dagen te vullen. Al duiken er wel altijd actuele problemen op of krijgen regels en afspraken een update, waardoor je een thema ook wel kan hernemen.
Ik ben blij dat ik nu ook collega’s uit andere provincies kan leren kennen. Je ziet waar zij ook mee bezig zijn. Dat opent de deur om mensen te gaan aanspreken voor gelijkaardige projecten.
Joachim Stegen, werfleider bij WL
Joachim: Het is een verademing om eens puur over technische problemen te praten, binnen eenzelfde werkingsniveau. Op een Kennisdag in de huidige context gaat het bijvoorbeeld vaak over AWV als organisatie en is er voor de technische problemen/oplossingen minder ruimte. Dus de intervisie is leuk om mee te maken. Ik sta er zeker positief tegenover. Ik ging zonder verwachtingen naar de eerste bijeenkomst, maar ik vond het leerrijk en interessant.
Ik vrees dat het ook een uitdaging zal zijn om collega’s te blijven vinden om cases te brengen. Zo’n case voorbereiden vraagt wel wat tijd. Maar daarentegen kan een externe spreker ook boeiend zijn, bv. de visie van een aannemer... Aan thema’s zal er wel geen gebrek zijn. Er zal altijd wel iets zijn dat leeft onder de collega’s, actuele issues rond bv. wetgeving, enz.
Het is goed dat we daar zien waar we binnen AWV mee bezig zijn rond dat bepaalde afgeronde thema en dat we daar onze bezorgdheden of bedenkingen over kunnen delen. Het is heel concreet op niveau en dat maakt het interessant.