Hoe gaat het met M365?
Maar eerst … waar staan we op dit moment?
Op dit moment is de eerste échte groep van gebruikers gemigreerd. Dat zijn de collega’s die mee in het pilootproject gestapt zijn. Een kleine 50 collega’s zijn op 22 september opgestart met M365. Zij worden volop ondergedompeld in de wereld van M365. In december volgt de eerstvolgende migratie van Wegen Limburg. In de tijd tussenin maken we een uitgebreide evaluatie en sturen we de procedures bij. Het doel is dat we van de overstap van de pilootgroep veel gaan leren om de volgende overstappen zo makkelijk mogelijk te maken.
Collega’s aan het woord
Carl-Alexander De Rudder, projectleider M365:
“Het was een zeer drukke week. In het algemeen ben ik zeker tevreden met de migratie van de pilootgroep en het niveau van migratie dat is gehaald. Op technisch vlak zijn er geen noemenswaardige problemen uitgekomen, we zijn niet vastgelopen en hebben de migratie volledig kunnen doen. Dat neemt niet weg dat er menselijke foutjes zijn gemaakt. Geen grote fouten, wel kleine issues die hier en daar nog voor wat ongemak zorgen. Dat leert ons dat we in onze voorbereiding nog nauwkeuriger moeten zijn om ervoor te zorgen dat alles juist staat. Dat geldt zowel voor AWV als voor Cegeka, onze technische partner.
Ik leer er vooral uit dat de useradoptie kant uitdagender blijft dan de technische kant. De pilootgroep was een heel verscheiden groep, we mogen dat niet onderschatten. Het is nu nog heel veel maatwerk omdat we wat in een tussenfase zitten. Maar we zien wel dat de hulplijnen die we aanbieden werken. Zeker de inbelmomenten doen het goed. We kunnen heel wat foutjes identificeren en die zoveel mogelijk proberen te voorkomen in de volgende waves. Of meteen communiceren over alternatieven als er geen één-op-één alternatief voor Google bestaat.
De groepen van de waves zijn groter. Dat zorgt mogelijk voor nog meer vragen en nog meer aandacht. We gaan nog meer op voorhand communiceren over bepaalde dingen. Want voorbereiding van zowel het projectteam als van de gebruikers zorgt voor een vlottere migratie hebben we gemerkt.
We gaan nu volop de piloot evalueren en de lessons learned verzamelen. Zo kunnen we ervoor zorgen dat volgende waves steeds vlotter verlopen.”
Ellen Stymans, kennisbeheerder:
“De eerste dag na de migratie was best pittig. Ik merk dat het voor veel collega’s wel aanpassen is. Het idee van cloudwerken blijft, maar het heeft gewoon een andere look-and-feel. Collega’s komen terecht in een andere omgeving. Het is even zoeken om je weg terug te vinden. Het zijn nieuwe termen. Dat kan overweldigend zijn.
Ik wil vooral wat tips meegeven om alles vlot te laten verlopen. Bij de start krijg je een checklist, voorzie zeker een volledig dag om al die stapjes te doorlopen. Na die eerste dag zal bijna alles wat je het meest nodig hebt ingesteld zijn en kan je verder aan de slag. Geef jezelf de tijd om al die nieuwe toepassingen te leren kennen. Gebruik de hulplijnen die beschikbaar zijn, ga naar de infomomenten, stel je vragen als er iets onduidelijk is. Wil je met niet-gemigreerde collega’s chatten, dan is chat.google.com the place to be.”
Bert Weyne, verantwoordelijke IT technische architectuur:
“Ik werk al twee jaar tegelijk in Google en M365 ter voorbereiding van het hele project. Ik ben blij dat mijn data nu eindelijk allemaal samenkomen in M365. Zo moet ik niet meer de hele tijd switchen tussen twee systemen.
De migratie van de piloot is goed verlopen. De verwachtingen die we op voorhand gesteld hadden, hebben we wel gehaald. Er zijn wel wat dingen die technisch niet mogelijk zijn, maar die hadden we op voorhand al kunnen identificeren. Zo sta je niet voor verrassingen.
Mijn belangrijkste oproep naar iedereen is om zeker je persoonlijke ‘My Drive’ grondig te bekijken voor je migratie. Op veel My Drives staan nog gedeelde mappen of gedeelde documenten. Dat zijn mappen en documenten die eigenlijk op een Gedeelde Drive thuishoren. Een warme oproep aan alle collega’s dus om die mappen en documenten zeker zelf te verhuizen naar een Gedeelde Drive (hier komt een aparte communicatie rond). Zo voorkomen we dat belangrijke informatie verloren gaat als collega’s in de toekomst zouden vertrekken.”
Katrien Wittemans, verantwoordelijke interne communicatie, neemt deel aan de piloot en M365-ambassadeur:
“Toegegeven, ik was wel een Google-fan. Dus overstappen naar M365 deed wel even hartzeer. Tegelijk hou ik wel van nieuwe computerprogramma’s en digitale tools. Dus dacht ik ‘laat maar komen die M365.’ Ik overtuigde alle collega’s van Team Communicatie S&B om mee in het M365-bad te springen van bij de start. Sinds iets meer dan een week werken we nu dus in M365.
De overstap liep voor ons relatief vlot. Tuurlijk zitten er nog wat kinderziektes in, maar ik denk dat we ons als team aan veel erger hadden verwacht. Bereid je voor op het ergste en het kan alleen maar meevallen, zoiets? Een collectie van 520 Google Forms hebben, bleek als team niet het beste plan. Dus vooraleer we die weer allemaal op hun plek hebben, dat zal nog wel even duren. En daarnaast delen wij veel documenten met collega’s. Aangezien bijna iedereen nog in Google zit, is dat soms ook even zoeken hoe we dat dan best doen.
Mijn persoonlijke grootste uitdaging is vooral nieuwe routines en structuur kweken. Vroeger zette ik 5 tabjes open in Google Chrome en ik had alles wat ik moest hebben. Nu moet ik elke ochtend toch nog even nadenken wat ik nu weer allemaal moet openzetten om aan de slag te kunnen. En moet ik er ook rekening mee houden dat bijna iedereen nog in Google zit. Dus op mijn linkerscherm staat alles van M365, rechts heb ik andere gedeelde drives en de Google Chat nog open staan. Gelukkig zijn er favorieten, vooringestelde tabjes die automatisch openen etc. En hoe tof is die Microsoft Planner? We zijn bij Team Communicatie fan voor onze planning!”