De vraag
Contracten - hoe verloopt een aanbesteding voor een werf?
Toegegeven, als het over papierwerk gaat, durven we allemaal wel eens vloeken. Digitale tools die niet doen wat we willen, procedures die gevolgd moeten worden volgens de regels van de kunst of wachten dat net iets te lang naar je zin duurt. “Everything happens for a reason”, het is een mooie Pinterestquote met een grond van waarheid. Waarom duurt een aanbesteding zo lang? En welke stappen moet je allemaal doorlopen? Samen met Arnout Van den Steene, teamverantwoordelijke aanbesteding bij CD (Centrale Dienstverlening), en zijn collega’s zetten we het even op een rijtje.
Een samenwerkingsovereenkomst (indien van toepassing)
Voor bepaalde projecten (als verschillende partners samen een deel van de opdracht bekostigen, zoals bijvoorbeeld AWV en een gemeente) sluit je een samenwerkingsovereenkomst. Goede afspraken maken goede vrienden. In zo’n overeenkomst maak je concrete afspraken. De overeenkomst beantwoordt zo onder andere de vragen “Wie doet wat?” en “Wie betaalt wat?”. Daarnaast wordt ook afgesproken wie van de partners zal optreden als aanbestedende overheid en welke de afspraken daarrond zijn.
Starten doe je met de aanvraag van een AID-nummer, dat is het AWV IDentificatienummer). Daarna stel je als leidend ambtenaar een ontwerp-samenwerkingsovereenkomst op. Je laat die intern goedkeuren. Daarna wordt de samenwerkingsovereenkomst rondgestuurd naar alle medefinanciers en ondertekend door de bevoegde personen (zoals de algemeen directeur van de gemeente, de burgemeester of de voorzitter van de gemeenteraad) zodat juridisch alles goed geregeld is.
>> Doorlooptijd - Reken op minstens 60 kalenderdagen, het kan oplopen bij dossiers met meer dan twee partners
Opdrachtdocumenten
Als voorbereiding op de eigenlijke aanbesteding, verzamel je als leidend ambtenaar documenten en plannen. Je legt vast wat de scope van het contract moet zijn en je kiest een bepaalde aanbestedingsprocedure. De Wet inzake Overheidsopdrachten (en de bijbehorende Koninklijke Besluiten) voorziet verschillende procedures (open, gesloten, onderhandelingsprocedures …) die allemaal hun voor- en nadelen hebben. Om de beste procedure te kiezen kan je rekenen op de Pijler Contracten voor advies. Daarna kan je een bestek opmaken, samen met een meetstaat en een raming. Dat neemt al wel eens wat tijd in beslag, afhankelijk van de omvang van het bestek, de meetstaten en de algemene technische complexiteit van het dossier. Het moet natuurlijk ook allemaal kloppen, zowel administratief als juridisch. Daarvoor kan je ook rekenen op ondersteuning van de dossierbehandelaars en juristen.
>> Doorlooptijd - afhankelijk van de complexiteit van de opdracht.
De VTG-bundel
VTG staat voor “voorstel tot gunningsprocedure”. De bundel bestaat uit een rondgangsfiche, VTG-formulier, bestek, raming … Als de bundel klaar is, dien je hem in bij Team Aanbesteding van de Pijler Contracten. Wij gaan ermee aan de slag en zorgen ervoor dat de bundel klaar is om voor te leggen aan de Inspecteur van Financiën en de delegatiehouder (afdelingshoofd, administrateur-generaal, minister of Vlaamse regering).
>> Doorlooptijd - 15 kalenderdagen
Goedkeuren opdrachtdocumenten
Team Vastleggingen (S&B) stemt af met de programma´s of er voldoende middelen voorzien zijn om de procedure op te starten en zorgt voor het eventueel voorleggen van de VTG-bundel aan de Inspecteur van Financiën en de delegatiehouder. Afhankelijk van de delegatiehouder kan dit oplopen tot 8 weken (in het geval dat de Vlaamse Regering de delegatiehouder is).
>> Doorlooptijd - 5 kalenderdagen tot 8 weken
Publicatie van de opdracht
Alles publiceren vraagt wel wat voorbereidingswerk. We verzamelen de nodige documenten en we controleren ze vooraleer ze gepubliceerd worden. Eens gepubliceerd zijn wijzigingen moeilijker. Als dat klaar is, kunnen we alles publiceren op e-Procurement (+ eventueel op het Europees platform als de Europese drempelbedragen worden overschreden bij raming van het bedrag). De wettelijke termijn van publicatie, minimaal 30 kalenderdagen bij elektronische publicatie van een openbare procedure, moet eventueel verlengd worden als er een rechtzetting gepubliceerd wordt.
>> Doorlooptijd - 42 kalenderdagen
Opmaken voorstel tot gunning
Het begint uiteraard met de opening van de offertes via het e-Procurement platform en vervolgens de beoordeling daarvan. Op basis van die beoordeling maakt de leidend ambtenaar een gemotiveerd gunningsverslag op. Soms zijn extra prijsverantwoordingen en adviezen nodig om de offertes te kunnen beoordelen. Waar nodig springen de juristen bij voor vragen of nazicht. Wij stellen een bundel samen waarbij we een voorstel doen om te gunnen aan de inschrijver met de best beoordeelde offerte. In deze bundel zit o.a. een verzoek tot goedkeuring/vastlegging, een afgewerkt gunningsverslag, advies ATO, prijsverantwoordingen …
>> Doorlooptijd - ca. 35 kalenderdagen (afhankelijk van de complexiteit van de beoordeling en de gekozen procedure)
Goedkeuring voorstel tot gunning
Het einde is in zicht. Van zodra het voorstel tot gunning is opgemaakt checkt Team Vastleggingen (S&B) met de programma´s of er nog steeds middelen beschikbaar zijn voor het dossier en legt dit vervolgens voor aan de delegatiehouder (afdelingshoofd, administrateur-generaal, minister of Vlaamse regering) voor goedkeuring. Daarna gebeurt de vastlegging van het aandeel van AWV. Tegelijk met de tussenkomst van team vastleggingen wordt door team aanbesteding het definitieve akkoord gevraagd van eventuele medefinanciers voor de gunning.
>> Doorlooptijd - 5 kalenderdagen tot 8 weken afhankelijk van de delegatie
Sluiten van de opdracht
De allerlaatste loodjes. We laten aan opdrachtnemers weten of ze al dan niet gekozen zijn aan de hand van een gemotiveerde beslissing. Dit noemen we de informatieplicht. Ook hier kan het wettelijk verplicht zijn om een wachttermijn in te lassen tussen de informatieplicht en de effectieve (contract)sluiting van de opdracht. We bezorgen het contract en de sluitingsbrief aan de opdrachtnemer, samen met het bestek, meetstaat en goedgekeurde offerte. Op dat moment dragen we het dossier ook over aan Team Uitvoering en de collega’s van de werf.
>> Doorlooptijd - 20 kalenderdagen (indien wachttermijn (15 kalenderdagen) verplicht).
En als het minder goed afloopt?
Een aanbesteding loopt niet altijd van een leien dakje. Wat kan er ook nog gebeuren?
Niet-plaatsing (>> Doorlooptijd - minimaal 30 kalenderdagen)
Het is niet omdat je een opdracht in de markt zet, dat die moet gegund worden. Als er geen aanvaardbare of correcte offertes worden ingediend, kan dat leiden tot een niet-plaatsing. De niet-plaatsing moet correct feitelijk en juridisch onderbouwd zijn, goedgekeurd worden door de delegatiehouder en dan ter kennis gebracht worden aan de betrokken inschrijvers. Binnen de 30 kalenderdagen na de kennisgeving wordt de beslissing tot niet-plaatsing dan ook gepubliceerd.
Intrekking gunningsbeslissing (>> Doorlooptijd - minimaal 30 kalenderdagen)
Soms kan een opdracht gegund worden om kort nadien toch ingetrokken te worden, bijvoorbeeld als er fouten in de procedure zijn gebeurd. Ook die beslissing moet voldoen aan de hierboven vermelde elementen (o.a. goedkeuring delegatiehouder, informatieplicht, publicatie intrekking binnen de 30 kalenderdagen hierna).