Participatie: de juiste reflex!
Bijna drie jaar werken ze intussen voor AWV: onze participatiemanagers Jessica Schoffelen, Kirsten Bal en Elke De Beukelaer. In Op Weg magazine 17 gingen ze al eens dieper in op wat participatie precies is. Vandaag duiken we met hen in de participatietool. Wat dat is en hoe je er zelf mee aan de slag kan? Dat vertellen ze je graag zelf.
Elke, Kirsten en Jessica
Wat is dat eigenlijk die participatietool?
Kirsten: We kregen de afgelopen twee jaar vaak de vraag naar schema’s en tools om in te zetten bij projecten. Omdat die vraag zoveel terugkwam, hebben we de koppen bij elkaar gestoken om te kijken naar wat we konden ontwikkelen. De tool is gebaseerd op een gekende participatiemethode. Het zijn een aantal oefeningen die je doorloopt bij de start van een project en die je uiteindelijk leiden naar wat je best doet op vlak van participatie. Het doel is om handvatten te hebben waar je mee aan de slag kan. We koppelen de wensen van AWV aan de wensen van partners en belanghebbenden. De oefeningen hebben we eerst met een aantal collega’s getest, daarna goot grafisch vormgever Catherine Debrule ze in een mooi spelbord. Zo kunnen we er tijdens de denkoefeningen ook iets luchtig aan koppelen.
Wat komt er allemaal aan bod?
Kirsten: We starten echt bij het begin van een project. De eerste stap is een omgevingsanalyse om te bekijken wat de huidige situatie is, wat er zich in het verleden al afspeelde en wat de doelstellingen van het project zijn. We kijken ook naar wie de stakeholders zijn in de omgeving van het project, aan de hand daarvan doen we een stakeholderanalyse. We gaan na wie echt belangrijk is om te betrekken in het participatietraject. Daarna bekijken we welke vrijheid je hebt in een project. Je moet steeds met heel veel dingen rekening houden: regelgeving, vademeca … Je moet weten wat je werkruimte is waarin je dingen kan veranderen. We bepalen samen waarover we kunnen spreken met de betrokkenen. Dan kijken we ook naar verschillende soorten participatiemomenten. Het zijn allemaal bouwstenen waar je daarna zelf mee aan de slag kan om in de laatste oefening een plan van aanpak te maken.
Jessica: De tool dwingt je ook om eens uit te zoomen. Zit je ergens vast, dan kan het helpen om even terug naar het bredere plaatje te gaan. Wie zit er in een bepaald gebied? Welke projecten lopen er nog? Wat zijn de overkoepelende doelstellingen? Ook dan is de tool een houvast. Want met de input kan je dan terugkijken naar de voorstellen die op tafel liggen en dan is vaak snel duidelijk wat de voorkeur heeft.
Welk traject hebben jullie intussen al afgelegd?
Kirsten: We hebben de afgelopen maanden een aantal opleidingsdagen gegeven, waarin de tool werd geïntroduceerd. Daarin namen we projectmanagers, regiomanagers, communicatieverantwoordelijken, directeurs investeringen … op sleeptouw om participatie in hun projecten te brengen. De bedoeling van de opleiding was om samen de kansen voor participatie bij AWV verder te verkennen. We deden dat aan de hand van voorbeelden van binnen en buiten AWV. We ontvingen twee gastsprekers. Prof. Liesbet Huybrechts van UHasselt vertelde ons meer over de Noord-Zuid in Limburg. En Jakob Vandevoorde van Endeavour stelde het project Ringpark Zuid voor. Daarnaast gingen collega’s aan de hand van de tool aan de slag met eigen cases/projecten om te bekijken waar ze ruimte konden maken voor participatie.
En nu?
Kirsten: We hebben tot nu 65 collega’s bereikt. Tijdens de workshops merkten we wel dat er vraag is naar uitwisseling over de afdelingen heen. Collega’s willen graag een vervolg, dat is fijn om te horen. We bekijken de mogelijkheden. Het is zeker goed om eens de best practices uit te wisselen. Dat maakt participatie en gebiedsgericht werken heel concreet. Er worden intussen ook participatietrajecten opgestart buiten de studieprojecten. Zo komt er ook een participatietraject bij de opmaak van het Masterplan Fiets. Wij willen blijven vernieuwen, blijven zoeken naar manieren om bepaalde stakeholders te bereiken. Zo starten we bijvoorbeeld een proefproject in Zaffelare met Kind en Samenleving om scholen en jeugdbewegingen te betrekken.
Jessica: Participatie verhoogt de werklast. Er komt veel bij kijken. En toch zetten collega’s de stap. Dat is positief. Het rendeert ook om die inspanning te doen, het is belangrijk om mensen vroeg te betrekken om beroep te doen op de kennis van burgers en partners. Zo kom je ook tot een beter resultaat.
Wat vonden de collega’s van de workshop?
Laurent Van Butsele, projectmanager WWV:
Het was interactief. De participatiemanagers dompelden ons helemaal onder in de mogelijkheden en het belang van een investeringsproject participatief aan te pakken. Door het heel concreet te maken werd duidelijk hoe participatie in een project, groot of klein, een meerwaarde kan zijn en hoe we op verschillende niveaus stakeholders en burgers mee op de kar krijgen. Het was heel interessant om met een diverse groep collega’s en de verschillende inzichten tot een plan van aanpak voor het vervolgtraject van je eigen lopende project te komen. Waardevolle input waar ik de dag nadien concreet mee aan de slag kon. Ik heb de eerste werkgroepen met stakeholders al achter de rug en op basis van hun positieve en constructieve input geloof ik dat onze aanpak zijn vruchten zal afwerpen en bijdragen tot de strakke timing richting uitvoering voor dit project.
Peter Stulens, projectmanager WL:
Ik had best wel wat vooroordelen voor ik naar de workshop ging. Maar eigenlijk heb ik vooral veel bijgeleerd rond participatie bij infrastructuurprojecten en het nut dat participatie kan hebben om een draagvlak te creëren voor de wijzigingen die veel projecten toch met zich meebrengen. Het voorbeeld van de Noord-Zuid leek eerst ook wel een 'ver-van-mijn-bed-show' en iets van heel veel geld waarvoor wij toch nooit de budgetten zouden krijgen. Toch leerde de groepsoefening (met mijn project in Maaseik als voorbeeldcase) me dat ook voor kleinere projecten op de juiste momenten nadenken over participatie toch wel een meerwaarde kan zijn. Participatie is een extra stap, maar meestal een kleine inspanning, die later in het proces wel zijn voordelen kan opleveren. Ik kijk er alleszins naar uit om voor mijn project in Maaseik hiermee aan de slag te gaan.
Sylvie De Cloedt, regiomanager WWV:
Het was de vorming rond participatie die me op het idee bracht om samen met participatiemanager Kirsten een omgevingsanalyse en stakeholdersanalyse te organiseren. In de gemeente Zedelgem zal in de toekomst een spooroverweg, aansluitend op een gewestweg en fietssnelweg, verdwijnen. Het was noodzakelijk om even uit te zoomen, omdat we bleven hangen bij mogelijke oplossingsalternatieven. De nabijheid van de school, de woonwijken, de handelsactiviteiten met elk hun eigen toekomstvisie … dat vroeg om een brainstormsessie. En eigenlijk hadden we uiteindelijk maar een halve dag nodig nodig om onder leiding van Kirsten en samen met onze rechtstreekse partners (gemeente, provincie, departement MOW en Infrabel) het projectgebied te analyseren en de doelstellingen helder te formuleren. Daarna maakten we afspraken voor de verdere aanpak. Een heel geslaagd resultaat!