Op de Koffie
Verandering van spijs doet eten. Maar het gras is niet altijd groener aan de overkant. Zelfs onze spreekwoorden zijn het niet eens over hoe we tegenover verandering (change) moeten staan. Een ideaal thema dus om te bespreken bij een dampende koffie (of in Michaëla haar geval een warme chocomelk).
Aan de gesprekstafel: Vlnr. Karl Beckers, zat in een groot change traject van de pijler ICT en Facility, Bart Vranckx, stafmedewerker bij VWT en trekker van de werkgroep veranderingscapaciteit en Michaëla Smit, zit in het studieteam van het Verkeerscentrum en trekt een innovatieproject voor meer verkeersveiligheid.
Bart, eerste vraag voor jou, waarom moeten we altijd veranderen? Anders is toch niet altijd beter?
De maatschappij verandert constant en snel dus wij als agentschap moeten mee veranderen, anders riskeren we achterop te raken. Denk aan thema’s zoals duurzaamheid, digitalisering, fietsveiligheid … 20 jaar geleden was er amper sprake van. Nu zijn het topprioriteiten. Daarnaast heb je ook verplichtingen waaraan we moeten voldoen. De privacywetgeving of de omgevingsregelgeving zijn daar goede voorbeelden van. Maar ook vanuit je organisatie moet je op zoek blijven gaan naar hoe het beter en efficiënter kan. Daar spelen onze stuurgroepen een grote rol. Zij stappen uit onze dagelijkse werking en nemen onze bestaande processen kritisch onder de loep.
Karl en Michaëla, wat was bij jullie de aanzet voor verandering?
Karl: De ICA’ers zijn samengevoegd tot het team IT Ondersteuning onder de nieuwe pijler ICT en Facility. Daarvoor werkten we al intens samen maar viel iedereen onder zijn eigen afdeling. Ik was ICT coördinator bij Wegen en Verkeer Antwerpen. In ons nieuwe team heb ik de rol van teamverantwoordelijke opgenomen.
Michaëla: Ik werk in het team dynamisch verkeersbeheer van het Verkeerscentrum. Wij beheren het immense pakket data afkomstig van meetlussen, camera’s en incidentregistratie op de hoofdwegen. Daarmee doen we aan verkeersonderzoek en maken we toepassingen voor onze verkeersleiders, maar ook voor andere diensten binnen en buiten AWV. Met mijn project wil ik de data over incidenten beter aanwenden, bijvoorbeeld om een concreet zicht te krijgen op factoren die ongevallen veroorzaken. Op basis van zulke specifieke analyses heb ik intussen met collega’s van het Team Veiligheid en Ontwerp van VWT enkele verkeersveiligheidsinspecties uitgevoerd op het terrein. We hebben samen naar oplossingen gezocht voor pijnpunten en hebben die nadien samen geëvalueerd. Die doorgedreven, actieve samenwerking tussen het Verkeerscentrum en andere teams is wellicht nog het meest vernieuwende van mijn project.
Hoe verliep dat bij jullie?
Karl: We stonden eerst sceptisch tegenover de verandering. In de wandelgangen gingen heel wat geruchten rond die ons niet geruststelden. We dachten dat we in hokjes gingen terecht komen (elk met een specialisatie) terwijl we altijd gewoon waren om heel diverse taken op te nemen. Ondertussen werken we al bijna drie maanden samen in ons nieuwe team. Ondanks de vooroordelen staat iedereen positief in het verhaal. De verandering valt echt wel mee.
Bart, het woord is gevallen: de wandelgangen
Bart: Communicatie is heel belangrijk in een veranderingstraject. Zorg dat je op tijd communiceert zodat alle betrokkenen hetzelfde verhaal krijgen op hetzelfde moment. Want in de wandelgangen gaat een verhaal van de ene op de andere over en zoals we allemaal weten blijft er na een tijd niets meer over van de oorspronkelijke boodschap. Het nadeel van vroeg communiceren, is dat je collega’s vaak lang in onzekerheid laat. En laat dat een van de punten zijn waar medewerkers van aangeven het moeilijk mee te hebben in veranderingstrajecten. Dus het is zoeken naar een goed evenwicht. Mijn advies? Alles wat je afklopt communiceer je meteen door, en geef ook duidelijk aan wat nog niet is afgeklopt.
Michaëla, hoe verliep het in jouw traject?
Michaëla: Prima. De collega’s met wie ik over mijn plan sprak, zagen de meerwaarde voor de verkeersveiligheid in en waren meteen bereid om er hun schouders mee onder te zetten. Ik denk dat je het niet kan vergelijken met het verhaal van Karl. Bij ons ging het om een intern project dat we zelf in gang hebben gezet. Zonder de plicht om een strakke deadline te halen, konden we alles stapsgewijs aanpakken en het project organisch laten groeien. Wij hebben de tijd genomen om iedereen persoonlijk te benaderen en hen het nut van ons project te tonen.
Karl: Die deadline was voor ons heel voelbaar. We zijn in juni aan tafel gaan zitten en in januari moest onze pijler operationeel zijn. Ik zou iedereen aanraden op tijd te beginnen om een groot veranderingstraject in gang te zetten (lacht).
Bart: In kleine stappen werken, zoals Michaëla aangeeft, kan zeker helpen. Je hoeft niet alles in één keer te veranderen. Dat geeft je de ruimte om elke nieuwe fase te evalueren en bij te sturen. Veranderen is een constant proces. Als blijkt dat de verandering van a naar b nog niet optimaal is, stuur je bij naar c. Wel belangrijk is dat je elke verandering de kans geeft om te werken. Want elk begin gaat gepaard met de nodige kinderziektes. Evalueer dus niet na een week, maar geef het een inwerkperiode.
Karl, hoe komt het dat jullie uiteindelijk toch positief tegenover jullie veranderingstraject zijn gaan staan?
Karl: Lieve, de directeur van onze pijler, heeft geluisterd naar hoe wij het zagen. Zij heeft ons een kader gegeven maar over de invulling hebben we mee kunnen beslissen. We hebben ons eigen ding er van kunnen maken, en zo ook zelf de meerwaarde ontdekt van de centralisatie van ons team. Dat heeft ons doen draaien in het hele verhaal. Er was ook veel respect naar elkaar toe.
Bart: Inspraak hebben is, zoals Karl aangeeft, een belangrijke succesfactor. Je moet mensen actief betrekken bij het proces, niet zomaar alles over de hoofden heen beslissen. Als het niet mogelijk is om iedereen individueel te bevragen, werk dan met vertegenwoordigers van elke groep. En vergeet zeker ook niet naar de groep te luisteren die kritisch staat tegenover de verandering. Van hen krijg je ook valabele info.
Is verandering voor iedereen een moeilijke zaak?
Bart: Ik denk dat het voor iedereen anders is. Sommige mensen gaan heel makkelijk om met verandering, anderen moeilijk. Maar voor iedereen vraagt het een aanpassing aan hun manier van werken, en dat brengt altijd bezorgdheden met zich mee. Sommige collega’s zijn de laatste jaren van de ene in de andere verandering terechtgekomen. Dat is teveel. Je moet mensen de tijd geven om zich te settelen in een nieuwe situatie. Daar moeten we mee rekening houden in de toekomst.
Waar willen we naartoe in onze changetrajecten?
Bart: Wat we met de werkgroep veranderingscapaciteit willen doen is een positieve betekenis geven aan change. Nu is het alleen gelinkt aan zware besparingsoefeningen en grote reorganisaties. Maar change kan ook vertrekken vanuit je team (zoals het voorbeeld van Michaela) en iets zijn wat je zelf in gang zet. Change geeft nieuwe insteken en motiveert. En het heeft ons ook al ver gebracht. Denk bijvoorbeeld aan de handtekenmap. Kan je je nog voorstellen dat je helemaal naar Brussel moest om iets te laten tekenen?
Michaëla: Ik vind het persoonlijk heel aangenaam om ruimte te krijgen om creatief te denken, dingen te onderzoeken en in gang te zetten. Soms landt het ergens en is het een succes. Soms draait het uit op niets. Ook dat hoort er bij. Maar dat constant in beweging zijn is belangrijk, we mogen (ook al zijn we een grote organisatie) niet in toertjes blijven draaien.
Bedankt voor het delen van jullie ervaringen collega’s!